Hidroelectrica a câștigat Aurul în 2017 la SAP Quality Awards (pentru Europa Centrală și de Est) la categoria Fast Delivery (Cea mai rapidă implementare a unei soluții SAP)
Context
Hidroelectrica este compania românească licențiată să producă și să furnizeze energie electrică de la cele peste 250 de hidrocentrale din România. Prin profilul de business de generare a energiei electrice, activitățile principale includ: mentenanță, proiecte de investiții, producția de energie electrică și furnizarea acesteia.
Hidroelectrica utiliza 8 sisteme ERP izolate care acopereau câteva procese financiare și de mentenanță. Sistemele aveau un grad de încredere limitat în situațiile financiare consolidate și nici o legătură directă între contabilitatea managerială și programele de mentenanță. Celelalte procese de business foloseau Excel sau aplicații externe, furnizând un nivel de vizibilitate și control inadecvat pentru management.
Provocări
Cea mai importantă provocare a fost reprezentată de timpul scurt de implementare alocat pentru obținerea unui set de procese complet funcționale (toate procesele principale care să permită decomisionarea sistemelor existente). Sistemul SAP ERP a trebuit să integreze mai mult de 3500 de angajați și 300 de utilizatori SAP din sediul central și cele 13 sucursale.
Sistemul complet trebuia să acopere toate lanțurile valorice din Hidroelectrica, de la administrarea achizițiilor, prin bugetele de controlling și costuri (salarii, piese și subcontractori), până la vănzarea energiei și monitorizarea producției. Clientul avea nevoie de un sistem centralizat, cu procese de business conectate, un control organizațional mai bun și separarea atribuțiilor.
Cerințele cheie au fost: integrarea de procese, optimizarea proceselor de business și transparență, eficiență sporită în procesul de luare a deciziilor manageriale, contabilitate modernă, metode de control și management și implementarea de forme multiple de divizare și control al responsabilităților.
Soluția
Procesul este deosebit de inovativ datorită adoptării celor mai bune practici de business care utilizează un sistem de bază preconfigurat și o trecere în producție foarte rapidă. Într-o industrie în care proiectele durează între 18 și 36 de luni, echipa de implementare a finalizat implementarea în 2 pași, primul go-live în 5 luni și apoi al doilea în alte 7 luni. Într-un an de zile de la demararea proiectului, Hidroelectrica a avut un sistem ERP și de raportare complet și functional.
Activitățile de cutover și go-live au fost minuțios planificate, cu taskuri specifice pentru toate persoanele implicate, de la prima zi a lunii de go-live și până în ziua 25 a lunii următoare, când erau scadente raportările fiscale.
Primul go-live a avut loc la 1 Septembrie 2016, incluzând toate procesele financiare de bază (FI, CO), logistice (MM) și managemenul resurselor umane (HR) în forma (all-in-one) preconfigurata. Programul proiectului a fost monitorizat îndeaproape în fiecare comitet director, în ședințele de proiect sau in cele de management.
Al doilea go-live a avut loc gradual între 3 Ianuarie si 1 Februarie 2017, conform pregătirii fiecărui department privind procesarea datelor solicitate. Din punct de vedere al business-ului, etapa de go-live a avut loc la 1 Ianuarie 2017, deoarece toate datele din 2017 s-au regăsit în noul sistem.
Rezultate
Sistemul SAP a consolidat datele din 8 sisteme financiare utilizând o strategie de migrare foarte bine definită. Departamentul financiar a confirmat balanțele de închidere în cele 8 sisteme și balanța de deschidere în SAP ERP.
Proiectul a ajutat Hidroelectrica să adopte cele mai bune practici din industrie. Procesele din sucursale sunt administrate în același fel și configurate într-o singură abordare, consistentă și auditabilă pentru întreaga organizație.
Utilizând sistemul SAP ERP, Hidroelectrica a reacționat prompt la schimbările legislative (cum ar fi raportarea de TVA schimbată în iulie 2016, octombrie 2016 și ianuarie 2017). Sistemul anterior nu ar fi putut face față acestor schimbări semnificative.
Rapoartele de business, anterior menținute în fișiere Excel, se obțin acum din sistemul SAP, oferind acuratețe și transparență. Utilizatorii pot introduce informațiile necesare direct în sistemul SAP, în timp ce managerii pot verifica cifrele cheie fără a avea nevoie de rapoarte adiționale externe.
Despre proiect
“Acest proiect foarte complex a devenit o referință și constituie un bun studiu de caz pentru comunitatea IT din România, având în vedere bugetul și timpul scurt în care a fost implementat, dar și calitatea și metodologia implementării. Sistemul ERP aduce mult mai multă transparență, siguranță și încredere asupra datelor financiare și ale proceselor de business pentru acționariat și potențialii investitori, dar și un set important de instrumente decizionale pentru conducerea companiei“
Yugo Neumorni, CIO, Hidroelectrica
