Context
Electrica Furnizare este lider pe piața de furnizare de energie electrică și furnizorul cu cel mai mare portofoliu de clienți, care operează în 18 județe și în București, deținător de licență de furnizare energie electrică oriunde în lume.
Pe lângă vânzarea de energie electrică, Electrica Furnizare este furnizor pentru diverse alte servicii și a intrat recent pe piața de furnizare de gaze naturale (licență din iulie 2017).
Compania a fost înființată în Iulie 2011 prin unirea a trei companii de furnizare detinute de stat, fiecare utilizând un sistem ERP SAP diferit, implementate împreună cu partenerii de distribuție de energie electrică în 2002-2003, upgradate ulterior și trecute prin procesul de unbundling al sistemelor de distribuție și furnizare din 2006-2007.
Provocări
Începând cu 2011, Electrica Furnizare a operat cu 3 sisteme ERP SAP diferite, consolidând datele financiare în Excel.
În iulie 2014, Grupul Electrica (acționarul principal al Electrica Furnizare) a început să fie listat la bursă (Bursa de Valori Bucuresti și London Stock Exchange). Aceasta a fost cea mai de success listare la bursă a Bursei de Valori București, succesul confirmand atât prestigiul cât și responsabilitățile.
Listarea la bursă a necesitat o mai mare acuratețe și rapiditate în închiderile lunare contabile, aplicarea celor mai bune practici de guvernanță corporativă, pregătirea pentru ajustările și raportările specifice IFRS, conformarea raportarilor la cerințele impuse de grup (cum ar fi contabilitatea pentru tranzacțiile intra-companii din grup).
Din perspectiva business-ului, Electrica Furnizare a trebuit să se pregătească pentru a adopta strategia de grup privind optimizarea și transparența, pentru a crește eficiența în procesul de luare a deciziilor, pentru a se asigura că sistemele sale pot respecta conceptul de servicii centralizate impus de grup.
Soluția
Date fiind diferențele semnificative de implementare a serviciilor de afaceri în cadrul celor trei regiuni (și în cadrul sistemelor SAP), comisia care s-a ocupat de proiect a luat o decizie semnificativă la începutul proiectului și a schimbat scopul acestuia de la simpla unificare la reimplementare.
Astfel, am demarat implementarea unui nou sistem SAP ERP, bazându-ne pe o analiză detaliată și o fază de reproiectare, cu schimbări semnificative în business, pentru a alinia și simplifica procesele din fiecare filială. Un caz particular l-a reprezentat modulul de resurse umane, inclusiv calculul salariilor, anterior prezent în sistemul SAP doar în una din cele trei regiuni (6 județe din 18).
O altă decizie importantă a fost să se evite pe cât posibil deviațiile de la standardele și cele mai bune practici SAP. Cea mai recentă versiune SAP disponibilă la momentul respectiv (pentru ERP și BW) a fost implementată, furnizând astfel cele mai noi bune practici și funcționalități de afaceri.
Pe durata desfășurării proiectului au fost realizate două interfețe automatizate pentru estimarea/recunoașterea venitului și facturarea acestuia precum și pentru preluarea încasărilor din sistemul de facturare in contabilitate.
Procesele de vânzări și distribuție au fost acum implementate în SAP, astfel încât să nu mai fie necesară postarea financiară directă, să se reduca operarea manuală și riscul de erori.
Rezultate
Implementarea a început la jumătatea lunii noiembrie 2015 și sistemul a fost live la 1 iulie 2016. Proiectul a inclus livrarea de hardware (servere, storage), licențe (diferența solicitată pentru proiectele de salarizare) și servicii de implementare care au ajutat Electrica Furnizare să adopte cele mai bune practici din industrie. Procesele din toate filialele sunt administrate în același fel și configurate intr-o abordare unitară, consistentă și auditabilă pentru întreaga organizație.
Procesul complex de recunoaștere a venitului (înregistrarea estimărilor), urmat de reconcilierea venitului în SAP ERP (pe baza categoriilor specifice de clienti) și procesarea lunară a creanțelor, a câștigat acuratețe considerabilă și rapiditate, devenind transparent atât pentru utilizatori cât și pentru management.
Beneficiind de optimizarea oferită de noua configurare SAP și interfețele adăugate, utilizatorii Electrica Furnizare pot adopta conceptul “fast closing”. Eforturile lor pot fi acum redirecționate de la raportare și asigurarea guvernanței corporative la creșterea gradului de satisfacție al clienților și optimizarea proceselor de afaceri principale.
